Описание пользовательского интерфейса

Дашлеты представляют собой настраиваемые панели, позволяющие вам указывать, какие именно данные вы хотите видеть на главной странице. Каждый дашлет как правило отображает список записей, аналогичный тому, что вы можете видеть в Форме списка того или иного модуля, с той разницей, что дашлет имеет независимые настройки и в нём есть возможность указать, какие данные и за какой промежуток времени вы хотите отображать в конкретном дашлете. Например, вы можете отображать записи, созданные только вами, записи, созданные за определённый период времени, записи, имеющие определённых ответственных и т.д. Также в дашлете могут быть отображены результаты обработки данных в виде настраиваемых отчётов и диаграмм. Вы можете поменять стандартный заголовок дашлета по своему желанию. Вы также можете скрыть ненужные или отобразить необходимые дашлеты, выбрав их из перечня доступных.

При необходимости вы можете перемещать дашлеты на основной закладке, используя для этого заголовки дашлетов.

Кроме основных дашлетов на основную закладку может быть добавлен дашлет Лента событий, позволяющий пользователям оперативно просматривать добавленные или изменённые данные в системе.

Также на основную закладку может быть добавлен дашлет Мини-блокнот, позволяющий быстро сохранять небольшие объёмы необходимой вам текстовой информации.

Одновременно на основной закладке может быть отображено несколько аналогичных дашлетов в различной конфигурации. Например, вы можете добавить несколько одинаковых дашлетов с мероприятиями (звонками, встречами, задачами), но каждый из них настроить по-своему. Обычно на закладку можно добавлять не более 10 дашлетов, однако, при необходимости, эта цифра может быть изменена администратором системы. Вы также можете разместить дашлеты на дополнительных страницах.

По умолчанию основная закладка состоит из одной страницы (т.н. Основная страница). Однако, при необходимости, вы можете добавить дополнительные страницы и разместить на них дополнительные дашлеты. Страницы (так же как и дашлеты) настраиваются индивидуально под каждого пользователя, таким образом, основная закладка системы может быть гибко настроена под конкретные задачи каждого пользователя. На следующем рисунке показана добавленная страница Мои отчёты.

Кроме диаграмм, которые возможно построить на основе данных Отчётов , в системе есть ряд предустановленных диаграмм, отображающих данные из модуля «Сделки».

SuiteCRM предоставляет несколько основных типов диаграмм, позволяющих отображать информацию как по сделкам, так и по рентабельности инвестиций в проводимых маркетинговых кампаниях. Каждая цветная область диаграммы связана с представляемыми данными. Вы можете нажать на ту или иную область диаграммы для просмотра интересующих вас данных. Для обновления данных интересующей вас диаграммы воспользуйтесь значком Обновить дашлет, расположенным в правом верхнем углу каждой диаграммы. Вы также можете настроить диаграммы согласно вашим требованиям (см. ниже).

Доступны следующие предустановленные диаграммы, отображающих данные по Сделкам:

Глобальный поиск осуществляется во всех модулях, указанных Администратором системы. (см. также описание раздела Глобальный поискв панели администратора).

Для выполнения глобального поиска введите значение в поле глобального поиска, расположенное в верхней части любой страницы, и нажмите на кнопку с изображением лупы, располагающейся в правой верхней части каждой страницы. Результаты поиска будут показаны отдельно для каждого модуля.

Система автоматически добавляет к вводимому значению символ %, поэтому, если вы ищете контрагента, название которого начинается на Acme, то будет найдено и значение Acme Industries и значение Acme Funds. При вводе %Acme будет также найдено значение ABC Acme Industries.

В зависимости от настроек вашей базы данных глобальный поиск может быть как регистрозависимым, так и регистронезависимым. Так, по умолчанию поиск в MySQL является регистронезависимым.

Если вы хотите исключить из поиска какие-либо модули, либо задействовать в поиске новые модули – то нажмите на иконку справа от кнопки Найти, переместите необходимые модули в левую/правую колонки и вновь выполните поиск.

По окончании поиска система отобразит список модулей с найденными значениями в той же последовательности, в которой модули были отсортированы в левой колонке.

При большом количестве записей, содержащихся в базе данных системы, полнотекстовый вариант поиска может значительно ускорить нахождение необходимой информации.

Поиск выполняется в том же окне, где осуществляется и глобальный поиск, Переключение между типами поиска осуществляется в верхней части страницы результатов поиска.

Если в модуле содержится большое количество записей, то для быстрого доступа к требуемой информации можно воспользоваться т.н. фильтрами, временно скрыв ненужные данные, в результате чего в Форме списка будет отображаться только необходимая информация.

Для отображения записей, ответственным за которые являетесь вы, отметьте опцию Мои записи.

Для отображения только избранных записей отметьте опцию Избранное.

Для отображения актуальных записей (незакрытых сделок, незавершённых задач, запланированных встреч, звонков и т.п.) отметьте опцию Актуальные.

Типы фильтруемых полей различаются в зависимости от выбранного в данный момент модуля.

Если значения введены более чем в одно поле, то записи будут фильтроваться по ВСЕМ указанным правилам. Для удаления правил фильтрации нажмите на кнопку Очистить.

Правила, описанные в разделе Глобальный поиск касательно символа %, работают и при фильтрации.

Вы можете редактировать или удалять отфильтрованные записи также как это описано в разделе Массовое обновление или удаление записей.

Если необходимо указать более точные критерии фильтрации, то в окне фильтрации откройте вкладку Расширенный фильтр, укажите необходимые правила фильтрации и нажмите на кнопку Найти. На следующем рисунке показаны Сделки с оплаченными счетами.

Если значения введены более чем в одно поле, то найденные записи будут соответствовать ВСЕМ введённым критериям поиска.

Правила, описанные выше в разделе Глобальный поиск касательно символа %, работают и при расширенной фильтрации.

Расширенный фильтр так же позволяет сохранять правила фильтрации для быстрого отображения необходимых записей по заранее сохранённым критериям.

Используя имеющиеся настройки, вы можете сохранять введённые условия фильтрации, а также указывать сортировку данных в результирующем фильтре.

Можно сохранять неограниченное количество условий фильтрации. Сохранённые условия отображаются в выпадающем списке Мои фильтры, последний сохранённый фильтр отображается в верхней части списка.

Для сохранения условий фильтрации выполните следующее:

1. После ввода всех условий переместите курсор в поле «Сохранить фильтр как», введите название фильтра и нажмите на кнопку Сохранить Сохранённое название отобразится в выпадающем списке Мои фильтры, также появится соответствующий комбобокс в верхней части Формы списка, содержащий все сохранённые фильтры.

2. Для применения ранее сохранённого условия достаточно выбрать его из выпадающего списка Мои фильтры.

3. Для изменения ранее сохранённых условий фильтрации выберите из списка необходимое условие, внесите необходимые изменения и нажмите на кнопку Обновить

4. Для удаления условий поиска выберите из списка необходимое условие, нажмите на кнопку Удалить, а затем на кнопку ОК для подтверждения выбора.

5. Вы можете редактировать или удалять результаты поиска также как это описано в разделе Массовое обновление или удаление записей.

Всегда доступно в верхней левой части просматриваемого модуля и фактически дублирует выпадающее меню закладки модуля. С помощью данного меню как правило осуществляется просмотр, создание и импорт записей модуля (перечень доступных действий может меняться в зависимости от типа отображаемого модуля).

Ссылки данного меню позволяют быстро перейти к недавно просмотренной записи, либо сразу отредактировать её, нажав на иконку справа от записи.

В отличие от выпадающего меню модуля (где перечислены недавно просмотренные записи ТЕКУЩЕГО модуля), здесь отображаются последние просмотренные записи без группировки по типу модуля.

В данном меню отображаются избранные записи системы.

Просмотреть все избранные записи того или иного модуля можно при помощи соответствующей опции Фильтра. Детальная информация о Фильтрах содержится в разделе Поиск информации в системе.

Отображает набор записей модуля в табличном виде, где строки представляют конкретную запись, а колонки - основные данные записи. По умолчанию все записи в форме отсортированы по дате создания. Фактически форму списка пользователь видит сразу при нажатии на закладку интересующего модуля. Форма используется как для поиска необходимых записей модуля (см. ниже), так и для массового обновления данных модуля, о котором вы можете узнать в разделе Массовое обновление или удаление записей. Также возможно изменение данных при помощи быстрой правки.

Нажмите на интересующую вас запись в списке – откроется форма просмотра, отображающая все доступные данные выбранной записи.

Над записями расположено несколько меню и кнопок, функционал которых перечислен ниже:

Детально элементы меню действий рассматриваются ниже, в описании функционала соответствующих модулей.

Более подробная информация о настройке фильтров описана в разделе Расширенный фильтр.

Форма отображает все данные выбранной записи. Записи, связанные с текущей записью, отображаются ниже в соответствующих субпанелях.

В Форме просмотра вы можете производить различные манипуляции с представленными данными, в том числе удалять, дублировать, а также править данные, либо открыв Форму редактирования, либо при помощи быстрой правки. Те же манипуляции вы можете производить со связанными записями, предварительно открыв нужную связанную запись в Форме просмотра.

В левой верхней части Формы просмотра расположено меню действий, позволяющее выполнить определённые манипуляции с текущей записью, в том числе:

Список доступных действий может отличаться в зависимости от типа выбранного модуля. Например, меню действий для записи модуля Контрагенты выглядит следующим образом:

Детально элементы меню действий рассматриваются ниже, в описании функционала соответствующих модулей.

Каждая запись как правило связана с одной или несколькими записями в других модулях. Все связи текущей записи отображаются в виде субпанелей в нижней части Формы просмотра. При необходимости связи между записями модуля могут быть изменены в Студии. Более подробная информация о настройке связей между модулями содержится в разделе Создание и редактирование связей.

Все субпанели текущей записи содержат кнопку Создать, позволяющую быстро создавать новую запись, связанную с текущей записью, не покидая Формы просмотра записи. Например, вы можете быстро добавить информацию о новом Контакте, просматривая информацию о Контрагенте.

Ниже кратко представлены примеры субпанелей, как правило имеющихся в большинстве модулей.

Форма позволяет править данные выбранной записи.

Для редактирования записи выполните следующее:

Для изменения записи из Формы просмотра выберите пункт Правка в меню действий.

При добавлении информации в любое поле обратите внимание на то, что его параметры при необходимости могут быть достаточно гибко настроены в Студии. Перечень настраеваемых параметров напрямую зависит от типа поля. Например, для текстового поля вы можете настроить максимальное количество вводимых символов, для цифрового поля – максимальное и минимальное допустимое значение, для большинства полей может быть настроена всплывающая подсказка, значение по умолчанию и т.д. Более подробная информация на эту тему описана в разделе Создание и редактирование полей.

Если необходимо добавить в редактируемую запись информацию, уже присутствующую в системе в виде перечня элементов, например, выбрать ответственного, связать текущую запись с созданной маркетинговой кампанией и т.д., то это можно сделать несколькими способами:

Чаще всего подобная информация выбирается из перечня в отдельном всплывающем окне после нажатия на кнопку, расположенную справа от поля. На рисунке ниже представлен пример выбора ответственного:

Другой способ: можно выполнить быстрый поиск, вводя символы непосредственно в поле:

При вводе символов в поле система выполняет быстрый поиск совпадающих значений и выводит их тут же в виде выпадающего списка.

При выборе необходимых значений в выпадающих списках обратите внимание на то, что если в перечне нет необходимого значения – оно может быть добавлено в Студии. За дополнительной информацией об изменении полей со списками обратитесь к разделу Редактор комбобоксов.

Данный функционал позволяет изменять значения полей «на лету», непосредственно в Форме списка или в Форме просмотра, не открывая всю запись целиком в Форме редактирования.

Для редактирования поля непосредственно в Форме списка подведите указатель мыши к соответствующему полю и нажмите дважды иконку, расположенную справа от поля, либо нажмите дважды на само поле.

Закончив редактирование, нажмите на галочку справа от поля или на клавишу Enter.

Аналогичным образом можно отредактировать желаемое поле и в Форме просмотра:

Большинство модулей системы предоставляет функцию Массовое обновление, позволяющую одновременно обновлять или удалять сразу несколько записей модуля. Поля, доступные для массового обновления, в каждом модуле свои. Так, для модуля Контрагент это могут быть поля Тип или Отрасль; для модуля Контакты поля Руководитель, Контрагент и т.д.

Для обновления или удаления нескольких записей выполните следующее:

Вы можете объединять дублирующиеся записи системы для очистки базы данных от излишней или ненужной информации. В процессе объединения можно указать, какие именно поля будут объединены. По завершении объединения лишние записи будут удалены из системы. В этом случае пользователи системы гарантированно будут работать с данными из единого источника. Перед тем как дублирующиеся записи будут удалены, вся связанная с записями информация будет перемещена в основную запись.

Объединение дублирующихся записей можно выполнить в следующих модулях: Контрагенты, Контакты, Предварительные контакты, Сделки, Обращения и Ошибки.

Вы можете выполнить объединение как из Формы списка (если дублирующиеся записи уже обнаружены), так и из Формы просмотра записи (если поиск дубликатов ещё только предстоит).

Для объединения записей из Формы списка выполните следующее:

В левой колонке отображаются поля основной записи, в остальных колонках находятся поля дополнительных записей, подлежащих объединению с основной записью.

В верхней части страницы расположены поля, содержащие различающиеся данные, в нижней части – поля с аналогичными данными.

Для указания дополнительной записи как основной, нажмите на ссылку Сделать основной в верхней части дополнительной записи. Указанная запись станет основной и переместится в крайнюю левую колонку.

В процессе объединения вся информация из дополнительных записей будет перемещена в основную запись. Затем все дополнительные записи будут удалены.

На экране отобразится первый шаг поиска записей. Вам необходимо настроить фильтры поиска для нахождения необходимых записей. На рисунке ниже отображён поиск записей, содержащих одинаковые названия контрагентов.

Вы можете использовать импортирование как для добавления новых данных, так и для обновления уже существующих данных. Импортирование может быть произведено из различных систем, в том числе Salesforce.com и Microsoft Excel. В качестве разделителя в импортируемых файлах может быть использована запятая, символ табуляции или любой другой указанный вами символ.

Перед импортированием вы должны выгрузить данные из сторонних приложений, желательно в текстовый файл со значениями, разделёнными запятой (.csv). Затем вы можете использовать функцию импортирования соответствующего модуля для загрузки данных в систему.

Возможен экспорт данных в модули системы из следующих приложений и из файлов с использованием следующих разделителей:

Администратор системы также может выполнить импорт данных из файлов с использованием следующих разделителей: запятая, символ табуляции, пользовательский символ.

Вы можете экспортировать записи системы в файлы формата CSV и затем использовать Microsoft Excel, Notepad или другие текстовые редакторы для просмотра полученных файлов. Вы можете экспортировать выбранные записи на странице, все записи на странице или все записи текущего модуля.

Часть экспортированного файла, открытого в Excel через меню Получение внешних данных, показана ниже.

В первой строке отображены заголовки, включая уникальный идентификатор записи (ID).

Для экспортирования данных выполните следующее:

 — Текущая страница: экспорт всех записей на текущей странице

 — Все записи: экспорт всех записей текущего модуля

После нажатия на кнопку Экспортировать появится окно загрузки файла в формате CSV.

Для быстрого доступа к недавно просмотренным записям используйте:

При создании записи вы автоматически назначаетесь ответственным за неё. При необходимости вы можете указать другого ответственного. В этом случае по электронной почте новому ответственному будет отправлено уведомление о назначении (при условии, что эта функция будет включена администратором системы в панели администрирования).

Для назначения ответственного при создании записи выполните следующее:

Вы можете интегрировать в систему данные из внешних приложений.

Как правило, для добавления в систему больших объёмов внешних данных используется импортирование. Более подробная информация об импортировании содержится в разделе Импорт данных.

Также внешние данные могут быть добавлены непосредственно из формы просмотра. Например, вы можете осуществить поиск дополнительной информации о конкретной персоне или организации и использовать полученные данные для замены или дополнения существующих данных системы. Для использования данной функции в модулях (т.н. подключений), она должна быть предварительно включена и настроена администратором системы. По умолчанию система предлагает подключения к InsideView, FaceBook и Twitter.

Для использования подключения при интеграции данных выполните следующее:

Если администратор системы настроил необходимый функционал (см. раздел

Подключения

), то справа от поля вы увидите соответствующий значок.